Spezial ERP zur Verwaltung von Erneuerbaren Energien Projekten

Taler standardisiert die Top-EVUs (2 % Lieferanten ≈ 50 % Belege) und führt alle Eingänge zentral zusammen. Fehlbelege werden pro Projekt/Monat sichtbar, Abweichungen (Anlage vs. EVU) erklärbar und Belege vorkontiert an DATEV übergeben. Ergebnis: ruhiger Monatsabschluss, weniger Nacharbeit, schnellerer Cashflow.

Ein Projektbüro für Erneuerbare Enrgien verarbeitet 600–700 Belege pro Monat – bislang verteilt über Excel-Listen, uneinheitliche Belegnummern/Dokumententypen und ohne verbindliche Soll-Dokumentenliste je Projekt/Monat. Der eigentliche Bremsklotz ist die EVU-Last: Von rund 500 Lieferanten hat der Durchschnitt ≈2 Dokumententypen, die EVUs hingegen 6–7 (z. B. Erzeugung, Direktvermarktung, Redispatch, Service, Storno, Gutschrift, Jahresausgleich). Obwohl EVUs nur ≈2 % der Lieferanten stellen, erzeugen sie ≈50 % aller Belege – mit hoher inhaltlicher Komplexität.

Dadurch fehlen zentrale Antworten: Kein verlässlicher Abgleich zwischen Anlagen-Zählern und EVU-Abrechnungen, unklare Δ-Abweichungen, Redispatch nicht je Anlage quantifiziert, Eigenverbrauch und Direktvermarktung nur fragmentarisch sichtbar. Ohne durchgängige Von/Bis-Perioden auf Beleg-/Positionsebene lassen sich kWh-Mengen, Preise und Zeiträume nicht sauber zuordnen. Ergebnis: Ping-Pong in der Freigabe, Nacharbeiten beim Steuerberater, verspätete Abrechnung weiterberechenbarer Posten – und ein Monatsabschluss, der regelmäßig ins Stocken gerät. Die Lösung braucht eine einzige Quelle der Wahrheit, feste Dokumententyp-Regeln pro EVU und eine Soll-Dokumentenlogik, die Lücken pro Projekt und Monat sofort sichtbar macht.

Alle Belege landen zuerst in einem einzigen Eingang – egal ob E-Mail, Portal-Export oder Scan. Von dort werden sie einheitlich benannt und automatisch der richtigen Firma, dem Projekt und dem Dokumententyp zugeordnet. Was früher Interpretationssache war, ist heute Regel: Pflichtfelder wie Von/Bis-Zeitraum, OP-feste Belegnummer, Netto/Steuer/Brutto und – wo relevant – kWh-Mengen sind gesetzt, bevor ein Beleg überhaupt in die Freigabe darf. Freigaben erteilen nur die hinterlegten Verantwortlichen je Lieferant/Projekt; Vertretungen sind geregelt, Betragsgrenzen klar. Am Ende geht alles vorkontiert an DATEV – Kostenstellen und Metadaten inklusive. Der Steuerberater bucht, statt vorzukontieren.

Auf dieser Basis arbeiten drei Kerndashboards den Monatsabschluss vor. Die Fehlbeleg-Matrix zeigt pro Projekt/Monat die drei erwarteten Soll-Dokumente; rote Lücken werden zur To-do-Liste des Teams – Nachforderung statt Sucherei. Die Projekt-Zeitreihen stellen Anlagen-Zähler den EVU-Werten gegenüber, erklären Δ-Abweichungen entlang von Einspeisung, Direktvermarktung, Eigenverbrauch und Redispatch und liefern so ein echtes Frühwarnsystem: Abweichung erkennen, Ursache benennen, Maßnahme starten. Die Abrechnungssicht bündelt weiterberechenbare Posten aus Zeit und Lager und zeigt, was schon fakturiert ist – das schützt Cashflow, senkt DSO und verhindert doppelte oder vergessene Rechnungen.

Ein Prozess, eine Wahrheit, ein Takt: Belege kommen geordnet rein, werden vollständig und plausibel, wandern ohne Ping-Pong durch die Freigabe und landen prüfbar in der Finanzbuchhaltung. Gleichzeitig entsteht ein operatives Cockpit, das nicht nur dokumentiert, sondern steuert:
1. Was fehlt?
2. Wo weicht etwas ab?
3. Was kann sofort abgerechnet werden?

Die Antworten stehen im System – ohne Excel-Nebenkriegsschauplätze, ohne endlose Abstimmungen.

Zusätzliche Module für Zeiterfassung, Lagerverwaltung und Vertragsmanagement runden

Standardisierung der Top-11 EVUs
(≈ 2 % der Lieferanten) adressiert ≈ 47–50 % aller Belege. Fehlbelege werden wöchentlich abgearbeitet; Δ(Anlage vs. EVU) ist transparent; weiterberechenbare Posten werden systematisch fakturiert. Tausende Dokumente können jährlich automatisch problemlos prozessiert und ausgewertet werden.
Reduzierung der Bearbeitungskosten pro Dokument auf 20% des ursprünglichen Wertes.

Einfaches Rechenbeispiel:
1000 Belege/Monat x 5 Minuten Bearbeitungszeit x 1 €/Minute = 5000€/Monat reine Bearbeitungszeit.
80% Reduzierung ergibt 4000€ Ersparnis

Mehrwert über die reine Ersparnis hinaus

Die neuen Reportings liefern Erkenntnisse, die vorher faktisch nicht möglich waren (Δ Anlage vs. EVU, Fehlbelege pro Projekt/Monat, weiterberechenbare Posten) und führen zu besseren Entscheidungen – das ist monetär schwer exakt zu beziffern, aber klar wirksam. Zusätzlich entsteht eine Single Source of Truth mit konsistenter Dokumenten-, Projekt- und Kundenliste, optional verknüpft mit Zeiterfassung und Lagerverwaltung. Das reduziert Doppelpflege, Fehler und Abstimmaufwand – ein struktureller Produktivitätsgewinn, der über die 4.000 €/Monat hinausgeht.